Hướng dẫn từ A đến Z tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hướng dẫn từ A-Z tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

1. Tổng quan kiến thức về tổ chức sự kiện

1.1 Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (tiếng Anh: event management) là một quá trình lên kế hoạch chuẩn bị, triển khai và quản lý một loạt các hoạt động để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Từ kịch bản, âm thanh - ánh sáng, trang trí, thi công, sản xuất, vận hành,...

Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch chuẩn bị, triển khai, vận hành để sự kiện thành công

Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực khác nhau như cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, và thể thao. Được thực hiện thông qua các hình thức đa dạng như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, và lễ hội, mục đích chính của những sự kiện này là truyền đạt các thông điệp mà người tổ chức mong muốn công chúng của họ nhận thức được.

1.2 Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện

Việc tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng không thể phủ nhận trong nhiều lĩnh vực, bao gồm kinh doanh, buôn bán, từ thiện và xã hội. Sự thành công của một sự kiện không chỉ mang lại lợi ích trong việc tiếp thị và quảng bá hình ảnh thương hiệu, mà còn tạo ra ấn tượng sâu sắc và thu hút khách hàng.

Tổ chức sự kiện giúp doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến gần hơn với khách hàng

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của mình đến gần hơn với công chúng. Đồng thời, nó cũng mở rộng tệp khách hàng và củng cố mối quan hệ với các đối tác, từ đó góp phần quan trọng vào việc tăng doanh thu và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

1.3 Loại hình - Phạm vi tổ chức sự kiện

Phạm vi sự kiện không chỉ bao gồm những hoạt động cộng đồng có quy mô lớn mà còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân hay cộng đồng trong phạm vi hẹp. Ví dụ như cưới hỏi, sinh nhật, hội nghị công ty, hội chợ, giới thiệu sản phẩm, triển lãm, khai trương… cũng được xem là sự kiện.

Có một loạt các loại hình sự kiện được tổ chức, nhưng trong lĩnh vực này, có năm loại hình phổ biến:

• Sự kiện công ty: Bao gồm các hoạt động như họp mặt, tổ chức hội nghị khách hàng, buổi họp báo, lễ động thổ, lễ khánh thành, hoạt động teambuilding và nhiều hoạt động khác.
• Sự kiện hướng đến khách hàng: Các sự kiện này nhằm mục đích tương tác với khách hàng như tổ chức lễ hội, tham gia hội chợ triển lãm, biểu diễn văn nghệ giải trí, và ra mắt sản phẩm mới cũng như quảng bá về chúng.
• Sự kiện do nhà nước tổ chức: Bao gồm các sự kiện như hội nghị, festival, tổ chức tổng tuyển cử, các sự kiện liên quan đến tranh cử và nhiều sự kiện khác.
• Sự kiện cá nhân: Bao gồm các dịp như đám cưới, sinh nhật và các lễ kỷ niệm gia đình hoặc cá nhân khác.
• Sự kiện phi lợi nhuận và cộng đồng: Bao gồm các hoạt động gây quỹ, tổ chức ngày hội vì cộng đồng, và các sự kiện như đi bộ vì môi trường và nhiều hoạt động xã hội khác.

2. Hướng dẫn tổ chức sự kiện - 3 giai đoạn quan trọng trong quy trình

Thông thường, một quy trình tổ chức sự kiện chuẩn sẽ được chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện. Tùy thuộc vào loại sự kiện bạn cần làm, ngân sách, người tham gia, bạn cần bổ sung hoặc điều chỉnh các chi tiết sao cho phù hợp.

2.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ: TRƯỚC SỰ KIỆN

– Thiết lập mục tiêu, yêu cầu của sự kiện: Lấy brief, thông tin của doanh nghiệp. Đồng thời, xác định rõ mục đích và kết quả mong muốn của sự kiện. Điều này giúp bạn có hướng dẫn rõ ràng và đo lường hiệu suất sau sự kiện. 

– Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện: Đội ngũ là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bao gồm các vai trò như Event/Marketing Coordinator, Marketing Lead, Sales, và Designer.

Sen Xanh - Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

– Xác định thời gian, địa điểm và thành phần tham gia: Lên kế hoạch cho thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện. Xác định rõ đối tượng tham gia và mục tiêu của họ.

– Lựa chọn chủ đề tổ chức sự kiện: Chọn chủ đề phù hợp với mục tiêu, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, sôi động, thiên nhiên,...) và đối tượng tham gia. Chủ đề sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và hiệu suất sự kiện.

– Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện: Xây dựng kế hoạch chi tiết về các hoạt động, lịch trình, ngân sách, và quảng cáo..

• Thực hiện việc lập ngân sách dự trù kinh phí cho sự kiện.
• Phát triển ý tưởng, nội dung, hồ sơ, và đề xuất cho sự kiện.
• Chuẩn bị kế hoạch triển khai hiện trường và các hoạt động cụ thể.
• Sáng tạo ý tưởng, concepts, và kịch bản cho sự kiện.
• Tạo ra nội dung văn học và kịch bản, bao gồm kịch bản viết, mô tả chi tiết (kèm hình ảnh), và kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
• Tạo ra các sản phẩm sáng tạo nghệ thuật như hình ảnh, âm nhạc, vũ đạo, đội hình biểu diễn, và các sản phẩm thiết kế khác.
• Xác định và đánh giá các yếu tố rủi ro trong sự kiện như rủi ro tài chính, thiếu hoặc dư khách mời, lỗi kỹ thuật, và an ninh,...
• Xây dựng bảng danh sách timeline và checklist tiến độ của dự án.
• Chuẩn bị kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn cho MC, lời chào mừng, lời phát biểu, kịch bản talkshow, và kịch bản phỏng vấn (nếu cần) trong sự kiện.
• Lập kế hoạch thiết bị âm thanh, ánh sáng, và màn hình LED theo thời gian thực trong sự kiện.
• Xây dựng hồ sơ xin tài trợ (nếu cần).
• Phân công nhiệm vụ cho đội ngũ chuẩn bị và thực hiện chương trình.
• Chuẩn bị nhân sự cho sự kiện bao gồm nghệ sĩ, diễn giả, MC, PG, lễ tân, và nhân sự bảo vệ. Có thể sử dụng nhân sự nội bộ hoặc thuê từ bên ngoài.
• Sắp xếp buổi tổng duyệt trước sự kiện để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

2.2 GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN: TRONG SỰ KIỆN 

Lắp đặt hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng cho sự kiện

• Thiết lập khu vực check-in, sân khấu, booth chụp hình, và barrier hướng dẫn đường.
• Triển khai việc lắp đặt sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, và các thiết bị sự kiện khác.
• Tiếp đón khách: Đội lễ tân và tiếp đón hướng dẫn khách mời, hỗ trợ chụp hình check-in, hướng dẫn khách ngồi tại bàn và vị trí đã được sắp xếp.
• MC giọng nói ngoài và mời khách mời vào phòng hội và hướng dẫn họ đến vị trí để sự kiện bắt đầu.
• Kiểm tra và điều chỉnh các thiết bị sự kiện như micro, hệ thống âm thanh, ánh sáng, led, khói, và các hiệu ứng sân khấu để đảm bảo rằng âm nhạc, ánh sáng diễn ra đúng theo kịch bản chương trình.
• Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự trên sân khấu, bao gồm cả việc phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, và thuyết trình.

2.3 GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN

• Tiến hành thu dọn thiết bị, vật liệu và bàn giao mặt bằng tổ chức sự kiện. 
• Đánh giá và phản hồi: Thu thập ý kiến phản hồi từ người tham gia và đối tác, đánh giá hiệu suất của sự kiện và rút ra kinh nghiệm.
• Báo cáo kết quả: Tổng hợp thông tin về kết quả của sự kiện (doanh số, chi phí phát sinh,...) và trình bày trong báo cáo cho các bên liên quan.
• Học hỏi và cải thiện: Dựa vào đánh giá, điều chỉnh và cải thiện quy trình tổ chức sự kiện cho các lần tiếp theo.

3. Tầm quan trọng của việc lên kế hoạch chi tiết khi tổ chức sự kiện

Lên kế hoạch chi tiết giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công

Việc lên kế hoạch chi tiết là một phần quan trọng của quá trình tổ chức sự kiện và đóng vai trò quyết định đến thành công của sự kiện đó.

• Đảm bảo sự tổ chức mượt mà: Kế hoạch chi tiết giúp đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được tổ chức một cách mượt mà và hiệu quả. Việc có kế hoạch chi tiết giúp tránh được sự cố và xử lý tình huống không lường trước.
• Quản lý thời gian và nguồn lực: Kế hoạch chi tiết cho phép phân công công việc và quản lý thời gian cũng như nguồn lực một cách hiệu quả. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều biết được vai trò và trách nhiệm của họ trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Tối ưu hóa ngân sách: Kế hoạch chi tiết giúp xác định các khoản chi phí và ước tính ngân sách cần thiết cho mỗi khía cạnh của sự kiện. Việc này giúp tối ưu hóa ngân sách và tránh lãng phí tài nguyên.
• Tạo sự chuyên nghiệp: Việc có một kế hoạch chi tiết cho thấy sự chuyên nghiệp và sự chu đáo trong tổ chức sự kiện. Điều này giúp tạo dựng lòng tin từ phía khách hàng và đối tác.
• Đảm bảo thành công của sự kiện: Kế hoạch chi tiết là bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Nó giúp xác định và chuẩn bị các yếu tố quan trọng như âm thanh, ánh sáng, trang trí, và các hoạt động giải trí.

Nhìn chung, quy trình tổ chức sự kiện bao gồm rất nhiều công đoạn. Để tạo ra một sự kiện thành công, người tổ chức cần phải có kiến thức và kinh nghiệm dày dặn.

Với hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện, Sen Xanh cam kết đồng hành cùng bạn trong tất cả các khâu tổ chức. Chúng tôi đảm bảo bạn sẽ có một sự kiện hoàn hảo, đáp ứng mọi mong đợi và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời nhất cho khách hàng của bạn.

Đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi hoặc để lại thông tin để nhận được sự tư vấn kịp thời từ Sen Xanh. Chúng tôi luôn luôn sẵn lòng hỗ trợ bạn!

• Địa chỉ 1: Hà Nội: R201 , Tầng 2 ,Tòa nhà Hancic 46, số 230 Lạc Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội
• Địa chỉ 2: Hải Phòng: Tầng 2 , Số 53 Lạch Tray , Quận Ngô Quyền , Tp Hải Phòng
• Website: https://senxanhevent.vn/ 
• Hotline: 0974.468.391